W obecnym czasie każdy używa zwrotu „praca biurowa”, nie zawsze zdając sobie sprawę, na czym ona polega. Dla wielu osób oznacza to tylko tyle, że pracuje się przy biurku. Jest w tym dużo prawdy, jednak to tak duże uproszczenie, iż osoby, które idą do takiej pracy, tak naprawdę nie mają pojęcia, jak wykonać wszystkie zadania.
A zatem co to jest praca biurowa?
Wszystkie zadania, które należy wykonać posługując się urządzeniami biurowymi oraz dokumentami, zaliczają się właśnie do takiej pracy. Należy jednak doskonale wiedzieć, jak obsługuje się poszczególne urządzenia, w jaki sposób katalogowa dane czy wprowadzać nowe, jak wypełniać poszczególne dokumenty. Wiele osób uważa, iż praca w biurze to parzenie kawy, ewentualnie szukanie czy przenoszenie dokumentów.
Czego w biurze należy umieć używać?
- Komputera – nie chodzi w tym przypadku o włączenie i wyłączenie lub napisanie w edytorze tekstowym jakiegoś pisma, lecz dokładna jego obsługa. Wszelkiego rodzaju programy, na których bazuje firma, muszą być doskonale znane. Wprowadzanie danych, modyfikowanie ich czy drukowanie raportów, to tylko podstawowe zadania. Do tego często jest ustalanie spotkań, zaznaczanie ich w specjalistycznym programie, ustalanie czasu, w którym spotkania powinny się odbyć. Wypełnianie i drukowanie dokumentów, sortowanie i niszczenie dokumentacji, która już przestała być potrzebna. Tworzenie prezentacji w odpowiednim programie.
- Drukarki, skanera, ksero – tego rodzaju urządzenia muszą być dobrze znane osobie, która ma pracować w biurze. Niby wiele osób wie, jak się je obsługuje, jednak często tam są dość duże profesjonalne urządzenia, których obsługę naprawdę trzeba znać, żeby się nimi posługiwać. Nikt nie będzie trzymał pracownika, który nawet do skanera czy ksero potrzebuje pomocy innej osoby. Nie tylko obsługa, lecz także wymiana tuszy czy tonerów, w zależności od urządzenia, należą do pracownika biurowego. Odsyłanie w konkretne miejsce lub przechowywanie w specjalnym pojemniku zużytych tonerów także jest jednym z zajęć osoby pracującej w biurze.
- Rzutnika – to urządzenie do wyświetlania na dużym ekranie rozmaitych elementów, by wszyscy obecni w sali, doskonale widzieli, co jest na prezentacji. W takiej sytuacji pracownik biurowy musi nie tylko odpowiednio podłączyć rzutnik, lecz także uruchomić laptopa i podłączyć go do rzutnika, by można było wyświetlać prezentację, oraz dopilnować, żeby nie brakowało niczego, w podłączeniu czy obsłudze, ponieważ prezentacja ma przebiegać sprawnie i bez zakłóceń.
Na czym polega praca biurowa?
Wiele osób tak naprawdę nie ma pojęcia na czym polega praca biurowa. Tymczasem jest to podstawowa sprawa w kwestii sprawnego działania firmy. Im większa firma, tym więcej pracy i obowiązków ma pracownik biurowy. Zwykle każda osoba zatrudniona na konkretnym stanowisku ma swoje zadania i każda z nich oczekuje, że do prezentacji, do spotkania czy rozmów z klientami, wszystkie niezbędne elementy przygotuje właśnie pracownik biurowy. Dlatego tak ważne jest, żeby osoba, która wchodzi do firmy jako pracownik biurowy, wiedziała jak ma wyglądać jej praca. Oczywiście każda firma jest inna i każda ma inne wymagania, dlatego wdrożenie w obowiązki zwykle jest już na samym początku i nikogo to nie dziwi. Problemem jednak byłoby gdyby trzeba było taką osobę uczyć obsługi podstawowych sprzętów, które z założenia powinna znać.
Dlatego, jeśli dla kogoś jest atrakcyjna praca w biurze, powinien dokładnie sprawdzić, na czym ona polega, gdyż może się okazać, że nie da sobie rady z częścią obowiązków. Nie bez powodu w każdej ofercie ogłoszeniowej, zwykle wyszczególnione są umiejętności osoby do biura. W takiej sytuacji ewentualny pracownik wie, jakie będzie miał obowiązki i czego oczekuje od niego pracodawca, żeby bez problemu można było realizować wymagania przełożonego.